Rikosrekisteriote – Tilaaminen, käyttö ja sisältö

Rikosrekisteriote kuulostaa paperilta, joka joko avaa oven tai lyö sen kiinni. Siksi siihen liittyy paljon turhaa jännitystä ja vielä enemmän väärää tietoa. Moni luulee, että työnantaja saa tilata otteen kenestä tahansa. Ei saa. Toinen luulee, että mikä tahansa sakko näkyy otteella ikuisesti. Sekään ei pidä paikkaansa.

Tässä oppaassa käydään läpi, mikä rikosrekisteriote on, mitä siihen voidaan merkitä, milloin ote voidaan pyytää, kuka sen tilaa ja miten sitä käytetään työssä, opiskelussa tai ulkomaille lähdettäessä.

Tämä artikkeli tarjoaa yleistä oikeudellista tietoa eikä korvaa yksilöllistä neuvontaa.

Mikä rikosrekisteriote on?

Rikosrekisteriote on Oikeusrekisterikeskuksen antama ote rikosrekisteristä tiettyyn laissa sallittuun tarkoitukseen. Se ei ole yleinen "taustaselvityspaperi", jota voi pyytää uteliaisuudesta tai varmuuden vuoksi.

Rikosrekisterin rekisterinpitäjänä toimii Oikeusrekisterikeskus. Rekisteriin tallennetaan tietoja ennen kaikkea vakavammista rikosoikeudellisista seuraamuksista. Rekisterin tietoja saa luovuttaa vain niihin tarkoituksiin, joista laissa erikseen säädetään.

Tämä on tärkeä lähtökohta: rikosrekisteriote ei ole sama asia kuin tavallinen työnantajan taustakysely. Suomessa työnantaja ei voi yleisesti pyytää rikosrekisteriotetta vain siksi, että haluaa tarkistaa hakijan menneisyyden.

Mitä rikosrekisteriin merkitään?

Rikosrekisteriin merkitään tietoja tuomituista rangaistuksista, niiden suorittamisesta ja joissakin tapauksissa myös armahduksesta. Oikeusrekisterikeskuksen julkisten ohjeiden mukaan rekisteriin tulee merkintä esimerkiksi silloin, kun henkilö tuomitaan:

• ehdottomaan tai ehdolliseen vankeuteen
• yhdyskuntapalveluun tai valvontaan
• valvontarangaistukseen
• ehdollisen vankeuden oheissakkoon
• nuorisorangaistukseen
• viraltapantavaksi

Rekisteriin voidaan merkitä myös yhteisösakkoja sekä tietyissä tilanteissa ulkomailla annettuja vastaavia tuomioita.

Sen sijaan tavallinen sakko ei automaattisesti tarkoita rikosrekisterimerkintää. Tämä on yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä. Esimerkiksi kaikki päiväsakot eivät näy rikosrekisteriotteessa samalla tavalla kuin vakavammat seuraamukset.

Rikosrekisteriote ei ole yksi ainoa paperi

Arkikielessä puhutaan yhdestä rikosrekisteriotteesta, mutta käytännössä otteita on eri tarkoituksiin.

Yleisiä käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi:

• työ tai harjoittelu alaikäisten kanssa
• vapaaehtoistoiminta lasten kanssa
• työ iäkkäiden tai vammaisten kanssa
• ulkomaille esitettävä ote
• hankintamenettelyyn tarvittava ote
• viranomaiskäyttö
• omien tietojen tarkastaminen

Tämä vaikuttaa suoraan siihen, millainen ote tilataan ja mitä menettelysääntöjä sovelletaan.

Jos siis joku sanoo sinulle vain "hae rikosrekisteriote", kysy heti kaksi lisäkysymystä:

1. mihin tarkoitukseen ote tarvitaan
2. kuka sen saa tilata tai esittää

Ilman näitä kysymyksiä mennään helposti metsään.

Milloin työnantaja saa pyytää rikosrekisteriotteen?

Työnantaja ei saa pyytää rikosrekisteriotetta jokaiseen tehtävään. Suomessa pyytämisen pitää perustua lakiin.

Yleisin tilanne on työskentely alaikäisten kanssa. Kun tehtävään olennaisesti ja pysyväisluonteisesti kuuluu työskentelyä lasten kanssa, valitulta henkilöltä voidaan pyytää ote. Sama perusajatus koskee myös eräitä opiskeluun ja vapaaehtoistoimintaan liittyviä tilanteita.

Olennaista on huomata kaksi asiaa:

• otetta ei yleensä pyydetä koko hakijajoukolta huvin vuoksi
• otetta ei pidä liittää työhakemukseen

Oikea toimintatapa on yleensä se, että ote esitetään vasta sille taholle, joka on valitsemassa henkilöä tehtävään tai joka on jo valinnut hänet ehdollisesti tehtävään.

Tämä suojaa hakijan yksityisyyttä. Kaikkien mahdollisten työnantajien ei kuulu saada rikosrekisteritietoja vain siksi, että CV lähti matkaan.

Jos työoikeudellinen puoli mietityttää, lue myös työsopimus, tyolainsaadanto ja tyotodistus. Rikosrekisteriote on vain yksi osa työhönottotilannetta, ei oma irrallinen planeettansa.

Lasten kanssa työskentelyyn liittyvä ote on yleisin

Oikeusrekisterikeskuksen ohjeiden mukaan lasten kanssa toimimista varten on oma otetyyppinsä. Sitä voidaan tarvita työhön, opiskeluun tai vapaaehtoistoimintaan. Lasten kanssa toimimista varten tarkoitettu ote on tyypillisesti voimassa 6 kuukautta.

Tässä käytössä on myös tärkeä yksityiskohta, jota moni työnantaja ei tunne kunnolla: vastaanottaja ei saa kopioida otetta. Hän saa kirjata ylös vain rajattuja tietoja, kuten sen, että ote on tarkastettu ja milloin se on myönnetty.

Eli jos työnantaja haluaa ottaa paperista varmuuden vuoksi kopion omaan kansioonsa, siihen kannattaa suhtautua kriittisesti. Kaikkea ei saa tehdä vain siksi, että se tuntuisi hallinnollisesti kätevältä.

Entä ote ulkomaille tai omaan tarkastukseen?

Rikosrekisteriotteita voidaan myöntää myös ulkomaille esitettäväksi, jos ulkomainen viranomainen tai muu lain mukainen taho sitä edellyttää. Tällöin käyttötarkoitus vaikuttaa siihen, millainen ote tarvitaan ja miten sitä käytetään.

Lisäksi sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rikosrekisteriin. Tämä on eri asia kuin se, että pyytäisit työhön tarkoitettua otetta "varmuuden vuoksi itsellesi". Siksi on hyvä erottaa toisistaan:

• lakisääteiseen käyttötarkoitukseen tarkoitettu ote
• omien tietojen tarkastaminen

Jos et ole varma, kumpaa tarvitset, säästät aikaa kysymällä ensin tarkoituksen mahdollisimman tarkasti.

Miten rikosrekisteriote tilataan?

Käytännön tilaus tapahtuu tavallisesti Oikeusrekisterikeskuksen kautta. Monissa tilanteissa se onnistuu sähköisesti. Olennaista on täyttää hakemus oikealla käyttötarkoituksella.

Tilatessa kannattaa tarkistaa ainakin:

• mitä otetyyppiä sinulta pyydetään
• kuka on oikeutettu tilaamaan otteen
• riittääkö sähköinen asiointi vai tarvitaanko erillinen lomake
• mihin mennessä ote pitää esittää
• tarvitaanko ote alkuperäisenä vai riittääkö tarkastus paikan päällä

Tässä kohtaa ei kannata säveltää. Jos tilaamasi ote on väärä, seurauksena voi olla turha viive työn, opiskelupaikan tai lupaprosessin kannalta.

Kuinka kauan merkinnät näkyvät?

Rikosrekisterin merkinnät eivät säily ikuisesti. Poistoaika riippuu tuomitun seuraamuksen laadusta ja vakavuudesta. Oikeusrekisterikeskus antaa tästä tarkempia sääntöjä, mutta perusajatus on yksinkertainen: lievemmät seuraamukset poistuvat nopeammin, vakavammat myöhemmin.

Tämän vuoksi kaksi ihmistä voi puhua "rikosrekisterimerkinnästä" ja tarkoittaa käytännössä aivan eri asiaa. Toisella voi olla vanha, jo poistunut merkintä. Toisella taas voimassa oleva merkintä, joka näkyy vielä pitkään.

Jos epäilet, että tiedoissasi on virhe tai et tiedä mitä rekisterissä näkyy, oikea ratkaisu ei ole arvailla vaan tarkastaa asia asianmukaista kanavaa pitkin.

Mitä työnantaja tai vastaanottaja ei saa tehdä?

Rikosrekisteriotteen käsittelyyn liittyy rajoituksia. Tämä on hyvä tietää myös hakijan näkökulmasta.

Vastaanottaja ei saa käyttää otetta mihin sattuu. Erityisesti lasten kanssa toimimista varten annettuihin otteisiin liittyy tarkat säännöt siitä, mitä tietoja saa tallettaa ja saako otetta kopioida.

Käytännön punaisia lippuja ovat esimerkiksi tilanteet, joissa:

• työnantaja vaatii rikosrekisteriotetta tehtävään, johon laissa ei ole perustetta
• työnantaja pyytää kaikkia hakijoita lähettämään otteen jo hakuvaiheessa
• työnantaja haluaa säilyttää kopion ilman selkeää oikeutta
• käyttötarkoitus on epäselvä ja perustelu tyyliä "meillä nyt vaan tehdään näin"

Tällaisissa tilanteissa on syytä pysähtyä. Hallinnollinen tapa ei mene lain edelle.

Mitä rikosrekisteriote ei kerro eikä ratkaise yksin?

Rikosrekisteriotteeseen liittyy joskus melkein taikauskoista ajattelua. Joko pelätään, että yksi vanha merkintä sulkee kaikki ovet, tai kuvitellaan, että puhdas ote todistaa ihmisen olevan kaikilta osin moitteeton. Kumpikaan ajatus ei pidä kunnolla.

Rikosrekisteriote kertoo vain sen, mitä kyseiseen otteeseen kyseisessä käyttötarkoituksessa kuuluu. Se ei kerro kaikkea ihmisen soveltuvuudesta, ammattitaidosta, luotettavuudesta tai elämäntilanteesta. Eikä toisaalta kaikki menneet virheet näy samalla tavalla jokaisessa otteessa.

Työnantajan tai muun vastaanottajan pitäisi siksi käyttää otetta juuri siihen mihin laki sen sallii, ei laajempana moraalisen kelpoisuuden mittarina. Hakijan näkökulmasta tämä taas tarkoittaa sitä, ettei omaa tilannetta kannata arvioida huhupuheen perusteella. Joskus ihmiset ovat vuosia varmoja siitä, että jokin vanha asia näkyy edelleen, vaikka todellinen tilanne olisi jo toinen.

Jos työpaikka tai opiskelupaikka on tärkeä, järkevintä on selvittää ajoissa:

• mitä otetta pyydetään
• mitä siinä käyttötarkoituksessa voidaan näkyä
• millä aikataululla ote pitää esittää
• onko vastaanottajan vaatimus ylipäätään laillinen

Tyypilliset virheet, joita kannattaa välttää

Yleisimmät mokat ovat aika arkisia:

• tilataan väärä otetyyppi
• oletetaan, että työnantaja saa aina pyytää otteen
• liitetään ote työhakemukseen pyytämättä
• luullaan, että mikä tahansa sakko näkyy rikosrekisterissä
• jätetään aikataulu viime tippaan ja huomataan liian myöhään, että ote tarvitaan ennen työn aloitusta

Toinen tavallinen virhe on se, että ihminen yrittää itse tulkita vanhan tuomion vaikutusta ilman että tarkistaa, miten rekisteriote tässä käyttötarkoituksessa oikeasti toimii. Se tuottaa yleensä enemmän stressiä kuin hyötyä.

Milloin kannattaa pyytää apua ennen tilaamista?

Jos käyttötarkoitus on epäselvä tai vastaanottajan vaatimus tuntuu oudolta, apua kannattaa hakea ennen kuin tilaat mitään. Näin vältät turhan kierroksen, väärän otteen ja tilanteen, jossa joudut selittämään työnantajalle tai viranomaiselle, miksi toit väärän asiakirjan. Varsinkin kansainvälisissä tilanteissa, pitkissä rekrytoinneissa ja lasten kanssa tehtävissä töissä muutaman päivän ennakointi säästää paljon säätöä.

Lisäksi kannattaa tarkistaa etukäteen myös se, millä nimellä vastaanottaja puhuu tarvitsemastaan asiakirjasta. Käytännössä moni työnantaja pyytää "rikosrekisteriotetta", vaikka tarkoittaa juuri tiettyä laissa rajattua otetyyppiä. Kun pyydät heitä nimeämään käyttötarkoituksen täsmällisesti, koko prosessi muuttuu heti paljon siistimmäksi yleensä.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko työnantaja pyytää rikosrekisteriotteen keneltä tahansa työnhakijalta?

Ei. Pyytämisen pitää perustua lakiin ja käyttötarkoituksen pitää olla sallittu.

Pitääkö ote liittää työhakemukseen?

Ei yleensä. Ote esitetään tavallisesti vasta tehtävään valitsemisen yhteydessä tai muussa laissa tarkoitetussa vaiheessa.

Näkyykö sakko rikosrekisteriotteessa?

Ei automaattisesti. Kaikki sakkorangaistukset eivät johda rikosrekisterimerkintään.

Kuinka pitkään lasten kanssa työskentelyyn tarkoitettu ote on voimassa?

Oikeusrekisterikeskuksen ohjeiden mukaan tyypillisesti 6 kuukautta.

Saako työnantaja ottaa kopion otteesta?

Ainakaan lasten kanssa toimimiseen liittyvissä otteissa vastaanottajan oikeus tallentaa tietoja on rajattu, eikä kopiointi ole vapaata.

Voinko tarkistaa omat tietoni?

Kyllä. Omien tietojen tarkastaminen on oma erillinen oikeutensa, eikä sitä pidä sekoittaa työhön tai viranomaiskäyttöön tarkoitettuun otteeseen.

Yhteenveto

Rikosrekisteriote ei ole yleinen taustapaperi vaan tarkasti säännelty asiakirja. Muista nämä pääkohdat:

• rikosrekisteriotetta saa käyttää vain laissa sallittuun tarkoitukseen
• työnantaja ei saa pyytää sitä jokaiseen tehtävään
• työhakemukseen otetta ei yleensä liitetä
• kaikki sakot eivät näy rikosrekisterissä
• lasten kanssa toimimiseen tarkoitetulla otteella on omat erityissääntönsä
• jos olet epävarma, tarkista ensin käyttötarkoitus ennen tilaamista

Tässä aiheessa turha itsevarmuus maksaa yleensä aikaa. Ja joskus työpaikan.

Soita OikeusGurulle – 0600 411 104, 0,98€/min + pvm/mpm

Saat apua siihen, millaista rikosrekisteriotetta tilanteessasi tarvitaan, mitä työnantaja saa pyytää ja miten toimit, jos otteen käsittelyssä tai vaatimuksissa näyttää olevan jotain pielessä.