Sähköinen vuokrasopimus – Onko digitaalinen sopimus pätevä

Sähköinen vuokrasopimus on nykyään arkea. Sopimus tulee sähköpostiin, allekirjoitus tehdään puhelimella ja avaimet haetaan myöhemmin. Kätevää kyllä. Samalla moni miettii, onko tämä oikeasti pätevä vai onko koko järjestely vain hieman siistimpi tapa tehdä sama vanha virhe nopeasti.

Tämä artikkeli antaa yleistä tietoa sähköisistä vuokrasopimuksista eikä korvaa tapauskohtaista neuvontaa.

Onko sähköinen vuokrasopimus pätevä?

Useimmiten kyllä. Suomessa vuokrasopimus voidaan tehdä sähköisesti, eikä paperi itsessään tee sopimuksesta parempaa. Olennaista on, että osapuolet ovat sopineet samasta asiasta ja että sopimuksen sisältö voidaan myöhemmin näyttää toteen.

Käytännössä sähköinen vuokrasopimus on siis aivan yhtä mahdollinen kuin paperinenkin sopimus. Muoto ei ratkaise kaikkea. Sisältö ja todistettavuus ratkaisevat enemmän.

Jos vuokrasuhteen perusasiat ovat vielä auki, lue ensin asunnon vuokrasopimus ja määräaikainen vuokrasopimus irtisanominen.

Mitä sähköisessä vuokrasopimuksessa pitää olla?

Sama vanha totuus pätee diginäkin: sopimuksessa pitää näkyä olennaiset ehdot. Ainakin nämä kannattaa olla selvästi kirjattuna:

• vuokranantajan ja vuokralaisen tiedot
• vuokrattavan asunnon tiedot
• vuokran määrä ja maksupäivä
• mahdollinen vuokravakuus
• sopimuksen alkamispäivä
• tieto siitä, onko sopimus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen
• muut olennaiset ehdot, kuten lemmikit, autopaikka, internet, kalusteet tai tupakointi

Jos nämä puuttuvat, sopimus ei muutu vahvemmaksi sillä, että allekirjoitus on tehty näppärällä palvelulla ja mukana on animaatio, jossa "asiakirja on onnistuneesti allekirjoitettu".

Miten sähköinen allekirjoitus toimii?

Sähköinen allekirjoitus voi olla monen tasoinen. Käytännössä vahvin vaihtoehto on sellainen, jossa osapuoli tunnistetaan luotettavasti esimerkiksi pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällöin myöhempi väite "en minä tätä allekirjoittanut" on selvästi vaikeampi esittää uskottavasti.

Myös kevyemmät ratkaisut voivat olla käyttökelpoisia, mutta niissä todistelu on heikompaa. Esimerkiksi sähköpostiketju, liitteenä oleva pdf ja viesti "ok, sopii" voivat yhdessäkin muodostaa sopimuksen, mutta riitatilanteessa niiden näyttöarvo ei ole aina yhtä vahva kuin tunnistautumiseen perustuvassa allekirjoituksessa.

Miksi todistettavuus on niin tärkeää?

Koska riidassa ei kysytä, miltä asia tuntui vaan mitä voidaan näyttää.

Jos myöhemmin kiistellään esimerkiksi siitä:

• hyväksyttiinkö lemmikit
• sisältyikö autopaikka vuokraan
• oliko sopimus määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva
• sovittiinko vuokrankorotusehdosta

niin ratkaisevaa on se, mitä asiakirjoissa, viesteissä ja allekirjoitusdatassa oikeasti näkyy. Sähköisen sopimisen hyvä puoli on juuri siinä, että hyvin toteutettuna siitä jää siisti jälki.

Huono puoli taas on se, että huolimattomasti tehtynä siitä jää vain sekalainen kasa viestejä, joista jokainen muistaa eri asian.

Milloin sähköinen vuokrasopimus on riskialtis?

Riskit eivät yleensä liity siihen, että sopimus on digitaalinen. Riskit liittyvät siihen, että digitaalinen sopimus tehdään huolimattomasti.

Hälytysmerkkejä ovat esimerkiksi:

• sopimus lähetetään allekirjoitettavaksi ilman aikaa lukea sitä kunnolla
• sopimuksesta puuttuu liitteitä tai ehtoja, joihin viitataan
• osa ehdoista sovitaan vain WhatsAppissa
• allekirjoitettava pdf ei vastaa sitä versiota, josta aiemmin puhuttiin
• kumpikaan osapuoli ei säilytä lopullista allekirjoitettua versiota

Tässä kohtaa vanha paperisääntö toimii edelleen: lue ennen kuin hyväksyt. Se, että napin väri on sininen eikä mustekynä musta, ei muuta tätä mihinkään.

Riittääkö sähköposti tai viestisovellus?

Joskus kyllä, mutta aina en luottaisi siihen kuin vuokrankorotukseen suullisesti porraskäytävässä.

Pelkkä sähköpostikeskustelu voi muodostaa sopimuksen, jos osapuolten tahto ja ehdot käyvät siitä riittävän selvästi ilmi. Ongelma on näyttö ja epäselvyys. Jos yksi viesti sanoo yhtä, toinen toista ja liite puuttuu kokonaan, siitä tulee helposti kallis muistipeli.

Siksi käytännössä paras ratkaisu on erillinen allekirjoitettu sopimus, vaikka neuvottelu olisi käyty sähköpostilla.

Voiko vuokrasopimusta muuttaa myöhemmin sähköisesti?

Kyllä, jos molemmat osapuolet hyväksyvät muutoksen. Muutoksista kannattaa tehdä yhtä selkeä kirjallinen jälki kuin alkuperäisestä sopimuksesta.

Tyypillisiä muutoksia voivat olla:

• vuokran tarkistus
• autopaikan lisääminen
• lemmikkiehdon muuttaminen
• määräaikaisen sopimuksen jatkaminen
• uuden asukkaan lisääminen sopimukseen

Jos muutos on tärkeä, tee siitä erillinen kirjallinen lisäys. Älä luota siihen, että joku joskus kirjoitti sähköpostissa "joo käy".

Mitä vuokralaisen kannattaa tarkistaa ennen allekirjoitusta?

1. Onko kyse määräaikaisesta vai toistaiseksi voimassa olevasta sopimuksesta?
2. Täsmäävätkö vuokra, vakuus ja alkamispäivä?
3. Onko vuokrankorotusehto kirjoitettu ymmärrettävästi?
4. Onko kaikki sovittu kirjattu samaan dokumenttiin?
5. Saatko tallennettua lopullisen allekirjoitetun version itsellesi?

Jos jokin kohta on epäselvä, pysäytä prosessi. Sähköinen järjestelmä saattaa kyllä kiirehtiä eteenpäin, mutta sinulla ei ole velvollisuutta allekirjoittaa epäselvää sopimusta vain siksi, että linkki näyttää siistiltä.

Entä vuokranantajan näkökulma?

Vuokranantajalle sähköinen sopimus on usein tehokas ja hyvä ratkaisu. Se nopeuttaa prosessia ja helpottaa dokumentointia. Mutta sama sääntö pätee myös tänne päin: jos sopimus on hutera, se on hutera myös pdf:nä.

Vuokranantajan kannattaa varmistaa ainakin:

• osapuolen tunnistaminen
• lopullisen version säilytys
• liitteiden mukanaolo
• se, ettei epäolennaisia ehtoja roikoteta vain viestiketjuissa

Usein kysytyt kysymykset

Onko sähköinen vuokrasopimus yhtä pätevä kuin paperinen?

Useimmiten kyllä. Olennaista on sopimuksen sisältö ja se, että osapuolten hyväksyntä voidaan näyttää toteen.

Pitääkö sopimus allekirjoittaa vahvalla tunnistautumisella?

Se ei ole aina ehdoton pakko, mutta se on usein fiksuin tapa. Riitatilanteessa todistettavuus paranee huomattavasti.

Voiko vuokrasopimus syntyä pelkillä viesteillä?

Joissakin tilanteissa kyllä, mutta se on paljon riskialttiimpi tapa kuin selkeä allekirjoitettu sopimus.

Pitääkö lopullinen sopimus tallentaa?

Ehdottomasti. Molempien osapuolten kannattaa säilyttää sama lopullinen versio liitteineen.

Soita OikeusGurulle – 0600 411 104, 0,98 €/min + pvm/mpm

Saat apua sähköisen vuokrasopimuksen ehtojen tulkintaan, allekirjoitustilanteisiin ja siihen, miten digitaalinen sopimus kannattaa tehdä niin, että se kestää myös riidan.