Työtodistuspohja – Ilmainen malli ja täyttöohjeet

Työtodistus kuulostaa paperilta, jonka voi naputtaa kasaan kahdessa minuutissa. Usein voikin. Ongelma on siinä, että juuri ne kaksi minuuttia hoidetaan välillä niin huolimattomasti, että lopputulos aiheuttaa työntekijälle turhaa harmia ja työnantajalle täysin vältettävää vääntöä.

Hyvä työtodistus on selkeä, asiallinen ja oikeasisältöinen. Se ei ole ylistyskirje, piilokostoteksti eikä arvoituksellinen HR-runoteos. Tässä oppaassa saat käytännöllisen työtodistuspohjan, ohjeet sen käyttämiseen ja tiedon siitä, mitä työnantajan pitää todistukseen kirjoittaa ja mitä ei.

Tämä artikkeli antaa yleistä oikeudellista tietoa eikä korvaa tapauskohtaista oikeudellista neuvontaa.

Mikä työtodistus oikeastaan on?

Työtodistus on asiakirja, jolla työntekijä voi osoittaa olleensa tietyssä työsuhteessa, tiettynä aikana ja tietyissä tehtävissä. Se on usein yllättävän tärkeä esimerkiksi uuden työn haussa, opintoihin liittyvissä selvityksissä ja joskus myös viranomaisasioissa.

Perusasia on tämä: työntekijällä on oikeus saada työtodistus pyynnöstä. Jos työnantaja yrittää tehdä siitä mielipidekysymyksen, mennään jo väärään suuntaan.

Jos haluat ensin yleiskuvan työtodistuksen sisällöstä, lue myös työtodistus, työtodistus arviointi, laajan työtodistuksen arviointi ja työsopimus.

Suppea ja laaja työtodistus eivät ole sama asia

Tämä kohta menee käytännössä usein sekaisin.

Suppea työtodistus

Suppea työtodistus sisältää yleensä vain nämä tiedot:

• työsuhteen alkamis- ja päättymisaika
• työtehtävien laatu

Tämä on se turvallinen perusmalli, jota pyydetään ja annetaan eniten. Se riittää usein hyvin silloin, kun työntekijä haluaa neutraalin ja selkeän todistuksen.

Laaja työtodistus

Laaja työtodistus sisältää perustietojen lisäksi yleensä:

• työsuhteen päättymisen syyn
• arvion työtaidosta ja käytöksestä

Laajaa työtodistusta ei kirjoiteta työnantajan omasta innosta. Työntekijän pitää sitä nimenomaisesti pyytää. Tämä on hyvä sääntö myös käytännössä, koska kaikki eivät halua arvioita paperille, eikä kaikkia arvioita kannata ottaa mukaan kevyin perustein.

Millainen hyvä työtodistuspohja on?

Hyvä pohja on:

• lyhyt mutta riittävä
• selkeästi jäsennelty
• kieleltään neutraali
• tosiasioihin perustuva
• helposti tarkistettava

Huono pohja taas on usein joko liian ympäripyöreä tai liian puhelias. Jos todistuksessa ei kerrota kunnolla, mitä henkilö on tehnyt, se on työntekijälle heikko. Jos siihen taas tungetaan puoliksi vihjailevia kommentteja tai hankalia kiertoilmauksia, paperi alkaa tehdä muuta kuin todistaa työsuhdetta.

Työtodistuspohja suppeaan työtodistukseen

Tässä käytännöllinen perusmalli:

TYÖTODISTUS

Todistamme, että [nimi] on työskennellyt [yrityksen nimi] palveluksessa ajalla [alkamispäivä]–[päättymispäivä].

Hänen työtehtäviinsä ovat kuuluneet [kuvaus työtehtävistä].

Tämä työtodistus on annettu työntekijän pyynnöstä.

[Paikka ja päivämäärä]

[Työnantajan nimi ja asema]

[Allekirjoitus]

Tässä mallissa ei ole mitään ylimääräistä, eikä tarvitsekaan olla. Usein juuri tämä on paras ratkaisu.

Työtodistuspohja laajaan työtodistukseen

Jos työntekijä pyytää laajaa todistusta, pohja voi olla esimerkiksi tällainen:

TYÖTODISTUS

Todistamme, että [nimi] on työskennellyt [yrityksen nimi] palveluksessa ajalla [alkamispäivä]–[päättymispäivä].

Hänen työtehtäviinsä ovat kuuluneet [kuvaus työtehtävistä].

Työsuhde päättyi [syy].

Arviomme mukaan [nimi] on hoitanut työtehtävänsä [arvio työtaidosta] ja hänen käytöksensä työyhteisössä on ollut [arvio käytöksestä].

Tämä työtodistus on annettu työntekijän pyynnöstä.

[Paikka ja päivämäärä]

[Työnantajan nimi ja asema]

[Allekirjoitus]

Laajassa todistuksessa juuri arvio-osio on se kohta, jossa kannattaa olla erityisen tarkka. Jos kirjoitat ympäripyöreää ja monimerkityksistä tekstiä, lopputulos näyttää helposti vanhan ajan salakoodilta. Se ei ole hyvää henkilöstöhallintoa vaan huono tapa piilottaa mielipide asiakirjaan.

Mitä työtehtävistä kannattaa kirjoittaa?

Tämä on työtodistuksen tärkein kohta heti työsuhteen keston jälkeen.

Huono kuvaus on tällainen:

• teki monipuolisia toimistotöitä
• osallistui asiakaspalveluun
• hoiti erilaisia tehtäviä

Parempi kuvaus kertoo konkreettisemmin, mistä työssä oli kyse. Esimerkiksi:

• vastasi asiakaspalvelusta puhelimitse ja sähköpostitse
• käsitteli tilauksia ja laskutustietoja
• hoiti myymälän kassatyötä ja varastosaldojen seurantaa
• työskenteli rakennustyömaalla kirvesmiehen tehtävissä

Tarkoitus ei ole kirjoittaa koko CV:tä paperiin, mutta työn tulee hahmottua oikeasti. Uuden työnantajan ei pitäisi joutua arvaamaan, oliko henkilö myyjä, koordinaattori vai yleisosaaja ilman selkeää roolia.

Milloin työtodistus pitää antaa?

Työtodistus annetaan työntekijän pyynnöstä. Käytännössä se kannattaa antaa ilman turhaa viivyttelyä. Jos työsuhde on päättynyt ja työntekijä tarvitsee todistuksen työnhakua varten, pitkittäminen on yleensä täysin tarpeetonta.

Työtodistusta koskee myös määräaikoja. Yleisen käytännön mukaan:

• suppeaa työtodistusta voi pyytää pitkänkin ajan kuluttua työsuhteen päättymisestä
• laajaa todistusta ja arvioita koskevissa pyynnöissä aikaikkuna on lyhyempi

Täsmälliset tilanteet kannattaa tarkistaa tapauskohtaisesti, mutta käytännön neuvo on silti helppo: pyydä todistus ajoissa, älä vuosien päästä vasta sitten kun paperia yhtäkkiä tarvitaan eiliseksi.

Työnantajan yleisimmät virheet työtodistuksessa

Nämä toistuvat vuodesta toiseen:

• työnkuva kirjoitetaan liian epämääräisesti
• todistukseen jätetään asiavirheitä päivämäärissä
• laaja todistus kirjoitetaan ilman työntekijän pyyntöä
• arvioihin piilotetaan kielteinen viesti vihjailevilla sanavalinnoilla
• todistuksen allekirjoittaa niin, ettei kukaan tiedä kuka sen oikeasti antoi
• todistuksen toimittamista pitkitetään ilman syytä

Työtodistuksen ei kuulu olla työnantajan viimeinen mahdollisuus kuitata vanha ärsytys. Jos työsuhde päättyi huonosti, se ei oikeuta kirjoittamaan paperia tahallaan hankalaksi.

Työntekijän kannattaa tarkistaa nämä ennen kuin käyttää todistusta

Kun saat työtodistuksen, käy läpi ainakin seuraavat:

• onko nimi kirjoitettu oikein
• ovatko päivämäärät oikein
• vastaako tehtäväkuvaus todellista työtä
• onko laajaan todistukseen lisätty jotakin, mitä et pyytänyt
• onko arvio asiallinen ja ymmärrettävä
• näkyvätkö allekirjoitus ja antajan tiedot

Jos todistuksessa on virhe, pyydä korjaus heti. Pieni väärä päivämäärä näyttää ehkä vähäpätöiseltä, mutta seuraavassa työnhaussa se voi olla juuri se kohta, johon joku tarttuu.

Kannattaako pyytää laaja vai suppea työtodistus?

Vastaus riippuu tilanteesta.

Suppea todistus on usein järkevä, kun:

• haluat neutraalin paperin ilman tulkinnanvaraisia arvioita
• et tiedä, millaisen arvion työnantaja antaisi
• tehtäväkuvaus ja työsuhteen kesto riittävät tarkoitukseesi

Laaja todistus voi olla hyvä, kun:

• tiedät saavasi aidosti myönteisen arvion
• työn päättymisen syy kannattaa kirjata näkyviin
• tarvitset arvioita työnhausta tai muusta syystä

Jos vähänkään epäilet, että arvio-osio menee vinoon, suppea todistus on usein turvallisempi vaihtoehto. Kaikki ei parane sillä, että paperiin lisätään enemmän sanoja.

Esimerkkejä hyvistä työtehtäväkuvauksista

Moni työnantaja tietää, että tehtäväkuvaus pitäisi kirjoittaa konkreettisesti, mutta käytännössä kynä hyytyy silti sanaan "monipuolinen". Tässä muutama toimivampi malli.

Toimistotyö

Huono:

• hoiti toimiston tehtäviä

Parempi:

• vastasi asiakasyhteydenotoista, kalenterivarauksista, laskutuksen valmistelusta ja toimiston päivittäisistä hallinnollisista tehtävistä

Myyntityö

Huono:

• työskenteli myynnissä

Parempi:

• palveli asiakkaita myymälässä, vastasi kassatyöstä, esillepanosta ja päivittäisestä myyntiseurannasta

Rakennusala

Huono:

• teki rakennustöitä

Parempi:

• työskenteli rakennustyömaalla kirvesmiehen tehtävissä ja osallistui runko-, sisä- ja viimeistelyvaiheen töihin työmaan johdon ohjeiden mukaisesti

Hoiva-ala

Huono:

• työskenteli hoitajana

Parempi:

• osallistui asiakkaiden päivittäiseen hoivaan, lääkehoidon toteutukseen työpaikan ohjeiden mukaisesti sekä asiakastietojen kirjaamiseen

Hyvä tehtäväkuvaus ei tee työntekijästä sankaria eikä työnantajasta runoilijaa. Se tekee paperista hyödyllisen.

Mitä sanamuotoja kannattaa varoa laajassa työtodistuksessa?

Työtodistuksissa elää edelleen vanha tapa kirjoittaa asioita muka hienovaraisesti. Ongelma on se, että vihjailu näyttää usein vain vihjailulta.

Jos laajassa todistuksessa käytetään sanamuotoja, joiden merkitys jää epäselväksi, työntekijän kannattaa pyytää tarkennusta tai harkita koko arvio-osion poistamista. Esimerkiksi ympäripyöreä lause siitä, että henkilö "suoriutui tehtävistään olosuhteisiin nähden" voi kuulostaa neutraalilta vain sen kirjoittajan mielestä.

Asiallinen arvio on suora, ymmärrettävä ja perusteltu. Jos siihen ei pystytä, suppea todistus on monesti rehellisempi vaihtoehto.

Näin pyydät työtodistuksen käytännössä

Työtodistuksen pyytäminen kannattaa tehdä kirjallisesti, vaikka laki ei edellytä juuri tiettyä muotoa. Sähköposti on yleensä fiksuin ratkaisu. Se on nopea, siitä jää jälki ja siinä voi samalla yksilöidä, pyydätkö suppeaa vai laajaa todistusta.

Toimiva pyyntö voi olla hyvin yksinkertainen:

• kerro nimesi ja työsuhteen ajankohta
• pyydä nimenomaisesti työtodistus
• kerro, haluatko suppean vai laajan todistuksen
• pyydä toimittamaan todistus tiettyyn sähköpostiin tai postiosoitteeseen

Jos työnantaja vitkuttelee, ystävällinen muistutus on yleensä ensimmäinen askel. Jos sekään ei auta, asian voi nostaa esiin jämäkämmin. Työtodistus ei ole palvelus, vaan työntekijän oikeus.

Milloin valmis pohja ei riitä sellaisenaan?

Valmispohja on hyvä alku, mutta ei aina valmis lopputulos. Erityisesti seuraavissa tilanteissa sisältöä kannattaa miettiä tavallista tarkemmin:

• työnkuva on ollut poikkeuksellisen laaja
• henkilö on tehnyt useita eri rooleja saman työsuhteen aikana
• työsuhde on ollut pitkä ja tehtävät ovat muuttuneet paljon
• työntekijä tarvitsee todistuksen kansainväliseen käyttöön
• laajaan todistukseen halutaan arvio, mutta yhteisymmärrystä sanamuodoista ei oikein ole

Näissä tilanteissa liian geneerinen pohja voi jättää olennaisen piiloon. Hyvä työtodistus on valmis vasta silloin, kun se kuvaa oikeaa työtä eikä vain lomakkeen pakollisia kenttiä.

Voiko työtodistuksen saada myös englanniksi?

Usein voi, jos työnantaja siihen suostuu, mutta laissa painopiste on itse työtodistuksen antamisessa eikä tietyn kieliversion tuottamisessa. Kansainvälisessä työnhaussa englanninkielinen versio voi silti olla käytännössä erittäin hyödyllinen. Silloin kannattaa varmistaa erityisen tarkasti, että tehtävänimikkeet ja työnkuva kääntyvät oikein eikä lopputuloksesta tule kömpelöä sanakirjasumua.

Miksi työtodistuksen sävyllä on väliä?

Työtodistus on muodollinen asiakirja, mutta sitä lukevat ihmiset, eivät robotit. Siksi sävyllä on väliä. Jos teksti on turhan töksähtävä, epäselvä tai vihjaileva, vastaanottaja huomaa sen kyllä. Neutraali ja selkeä tyyli on lähes aina paras sekä työntekijälle että työnantajalle.

Käytännön tarkistuslista työtodistuspohjan käyttäjälle

Olitpa työnantaja tai työntekijä, käy läpi nämä:

• näkyykö työsuhteen alku ja loppu selvästi
• näkyvätkö työtehtävät konkreettisesti
• onko todistus suppea vai laaja
• onko arvio-osio mukana vain pyynnöstä
• onko kieli neutraalia ja asiallista
• onko asiakirja päivätty ja allekirjoitettu

Usein kysytyt kysymykset

Voiko työnantaja kieltäytyä antamasta työtodistusta?

Lähtökohtaisesti ei, jos työntekijä pyytää sitä asianmukaisesti.

Saako työnantaja kirjoittaa laajan todistuksen ilman pyyntöä?

Ei pitäisi. Laajan todistuksen lisätiedot kuuluvat työntekijän pyynnön varaan.

Pitääkö työtodistuksessa kertoa kaikki työtehtävät yksityiskohtaisesti?

Ei kaikkea, mutta riittävästi niin, että työn luonne käy selvästi ilmi.

Mitä tehdä, jos työtodistuksessa on virhe?

Pyydä korjaus mahdollisimman pian kirjallisesti ja yksilöi virhe tarkasti.

Onko suppea työtodistus huonompi kuin laaja?

Ei automaattisesti. Monessa tilanteessa suppea todistus on juuri se fiksuin valinta.

Soita OikeusGurulle – 0600 411 104, 0,98€/min + pvm/mpm

Saat apua siihen, millainen työtodistus kannattaa pyytää, miten todistuksen sisältöä kannattaa arvioida ja mitä tehdä, jos työnantaja kirjoittaa paperiin virheitä, vihjailuja tai muuta ylimääräistä.